Kategorie osób

Cele przetwarzania

Podstawa prawna

Klienci i kontrahenci

*     Zawarcie i realizacji umów, w tym obsługa zlecenia i reklamacji;

*     Wystawienie faktury, rozliczenia księgowe, odprowadzenie podatku;

*     Obrona i dochodzenie ewentualnych roszczeń;

*     Ułatwienie kontaktu poprzez podanie dodatkowych danych, takich jak dane komunikatora internetowego.

*     Zawarta umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);

*     Przepisy prawa, w szczególności ustawy o  podatku od towarów i usług, ustawy o rachunkowości oraz ustawy o zakupie preferencyjnym paliwa stałego dla gospodarstw domowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);

*     Prawnie uzasadniony interes administratora jakim jest umożliwienie obrony oraz  dochodzenia roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

*     Dobrowolna zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Pełnomocnicy klientów/

kontrahentów

*     Umożliwienie działania w imieniu i na rzecz mocodawcy w związku z udzielonym pełnomocnictwem;

*     Archiwizacji w zakresie niezbędnym do wykonania obowiązków prawnych, w szczególności przepisów podatkowych, przepisów o rachunkowości;

*     Obrona i dochodzenie ewentualnych roszczeń;

*     Prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

*     Przepisy podatkowe, w szczególności ustawy o  podatku od towarów i usług, a także ustawy o rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);

*     Prawnie uzasadniony interes administratora jakim jest umożliwienie obrony oraz  dochodzenia roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Potencjalni klienci

*     Przedstawienie oferty towarów i usług;

*     Nawiązanie współpracy biznesowej;

*     Marketing bezpośredni;

*     Udzielenie odpowiedzi na zadane pytania.

*     Prawnie uzasadniony interes administratora, jakim jest możliwość nawiązywania relacji biznesowych, przedstawiania swojej oferty na żądanie potencjalnego klienta oraz udzielania odpowiedzi na pytania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

*     Zgoda na przekazywanie informacji handlowych i marketingowych drogą elektroniczną (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Odbiorcy treści marketingowych

*     Marketing bezpośredni.

*     Zgoda na przekazywanie informacji handlowych i marketingowych drogą elektroniczną (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Osoby działające w imieniu klientów i kontrahentów

*     Umożliwienie zawarcia i realizacji umowy z podmiotem, w imieniu którego działa ta osoba.

*     Prawnie uzasadniony interes administratora, jakim jest prawidłowe realizowanie zobowiązań biznesowych oraz kontakt z  przedstawicielami klientów i kontrahentów w  sprawach z tym związanych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

*     Przepisy kodeksu cywilnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

Użytkownicy serwisu internetowego

*     prowadzenia serwisu internetowego, a w szczególności:

-     zapewnienia sprawnego funkcjonowania Serwisu;

-     wyjaśnienia okoliczności niedozwolonego korzystania z Serwisu;

-     podnoszenia jakości Serwisu

*     Prawnie uzasadniony interes administratora, jakim jest prowadzenie serwisu internetowego Spółki, zapewnienie jego bezpiecznego i prawidłowego funkcjonowania jak również obrony oraz  dochodzenia roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Kategorie osób

Czas przechowywania danych

Klienci i kontrahenci

5 lat po roku zakończenia umowy, a w przypadku dochodzenia roszczeń do czasu ich zaspokojenia lub przedawnienia czasu nawiązania współpracy i  zawarcia umowy (od tego momentu dane są przetwarzane jak dane klienta). W przypadku nie nawiązania współpracy dane będą niezwłocznie usuwane, chyba że ich przechowywanie będzie miało uzasadnienie w obronie przed roszczeniami, wówczas do czasu przedawnienia tych roszczeń.

Pełnomocnicy klientów / wnioskodawców / kontrahentów

Przez czas obowiązywania pełnomocnictwa, w zakresie niezbędnym do wykonania obowiązków prawnych – przez okres wynikający z tych przepisów a w przypadku dochodzenia roszczeń do czasu ich zaspokojenia lub przedawnienia

Potencjalni klienci

Do czasu nawiązania współpracy i zawarcia umowy (od tego momentu dane są przetwarzane jak dane klienta). W przypadku nie nawiązania współpracy dane będą niezwłocznie usuwane, chyba że ich przechowywanie będzie miało uzasadnienie w obronie przed roszczeniami, wówczas do czasu przedawnienia tych roszczeń.

Odbiorcy treści marketingowych

Do czasu zaprzestania przekazywania informacji marketingowych, zgłoszenia sprzeciwu na takie działanie lub wycofania zgody.

Osoby działające w imieniu klientów i kontrahentów

Dane wskazane w umowach do 5 lat po roku zakończenia umowy.

Dane związane z prowadzoną korespondencją przez okres .... lat po otrzymaniu wiadomości. W przypadku powstania roszczeń związanych z  działaniem w imieniu klienta lub kontrahenta, do czasu ich zaspokojenia lub  przedawnienia.

Kategorie osób

Informacja o obowiązku lub dobrowolności podania danych

Klienci i kontrahenci

W zakresie danych potrzebnych do zawarcia i realizacji umowy, podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne. Ich niepodanie uniemożliwi zrealizowanie tego działania.

Dane niezbędne do wystawienia faktury kontrahent lub klient ma obowiązek podać zgodnie z przepisami podatkowymi. Ich nie podanie uniemożliwi wystawienie faktury.

Pełnomocnicy klientów / wnioskodawców / kontrahentów

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, przy czym brak ich podania uniemożliwi reprezentowanie mocodawcy.

Potencjalni klienci

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do nawiązania współpracy lub  przekazania oferty.

Odbiorcy treści marketingowych

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do otrzymania informacji.

Osoby działające w imieniu klientów i kontrahentów

W zakresie danych potrzebnych do zawarcia umowy, podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne. Ich niepodanie uniemożliwi zrealizowanie tego działania.

W zakresie innych danych ich podanie jest dobrowolne i nie ma wpływu na współprace z klientem lub kontrahentem.